Skav och motsättningar mellan medarbetare är en naturlig del av samvaron på en arbetsplats. Även om man skapat gynnsamma förutsättningar för samarbete så uppkommer det förr eller senare situationer som behöver hanteras så att de inte eskalerar till svåra konflikter. Då kommer chefers förmåga att hantera dem att ha stor betydelse för utfallet.
Jag har arbetat med konflikthantering i över 25 år och har erfarit att de flesta konflikter inte hade behövt eskalera och bli svårhanterliga. Dels kan man förebygga konflikter vilket jag skrivit om i en tidigare bloggtext, dels kan man fånga dem i ett tidigt skede och leda in dem i konstruktiva banor.
Här delar jag några tankar kring hur man relativt enkelt kan fånga upp och hantera frustration och motsättningar i ett tidigt skede.
Fånga frustration i tid – undvik eskalation
En avgörande faktor är att kunna identifiera irritation och frustration i ett tidigt skede. Var uppmärksam på signaler, vare sig det handlar om olika uttryck för frustration (verbalt och genom kroppsspråk), återkommande irritation, missnöje och klagomål eller resultat från medarbetarundersökningar.
Fånga upp en irriterad medarbetare direkt och fråga vad det handlar om. Ofta kan man enkelt reda ut saker när man fångar det tidigt. Irritationen tar sig kanske uttryck i tonläge, ordval, anklagelser, ifrågasättanden eller att man fysiskt avvisar någon i rummet.
Låt inte samma fråga komma upp om och om igen utan se till att hantera den. Då ökar tilliten och man minskar risken för en eskalerad konflikt. Om man inte fångar upp återkommande frågor i ett tidigt skede kan frustrationen växa till en missnöjeskultur som kan vara svår att rå på.
Medarbetarsamtal och arbetsmiljöundersökningar kan man fånga upp missnöje och problem så att man kan hantera dem innan det blir destruktivt. Även i avslutningssamtal har man möjlighet att få viktig information om motsättningar som kan finnas i gruppen.
Det är också viktigt att ta sig tid att reflektera över incidenter som påverkat arbetsklimatet. Samla lärdomar och säkerställ att liknande situationer hanteras bättre i framtiden.
Om det finns mycket avvikelser och/eller klagomål i en arbetsgrupp så finns det anledning att undersöka om det är en signal på att det finns irritation och motsättningar som behöver hanteras.
Hantera konflikter tidigt – var proaktiv
Prata med parterna. När konflikter ändå uppstår är det avgörande att agera tidigt, innan de hinner eskalera. En bra utgångspunkt är att prata med de berörda parterna och försök förstå vilka önskemål och behov de har som de inte får tillgodosedda i nuläget. Och på vilket sätt det påverkar deras arbetssituation. Det kan skapa en tydligare bild av konflikten och ge grunden för effektiva åtgärder. I ett trepartssamtal kan parterna ha en dialog kring sina önskemål och tillsammans lösa problemet.
Ta hjälp av en expert. Ibland är konflikter mer komplexa och då kan det vara värdefullt att ta hjälp av en expert för att sortera i och hantera konflikten. Att ge HR och chefer möjligheten att kontakta en expert i ett tidigt skede ger goda förutsättningar att leda in konflikten i konstruktiva banor. Min erfarenhet är att det är ett mycket effektivt och inte så kostsamt sätt att undvika svåra eskalerade konflikter.
Sammanfattning
Genom att bli skicklig på att förebygga, fånga upp och hantera konflikter i ett tidigt skede får man en hälsosam och effektiv arbetsmiljö där konflikter inte får grogrund och eskalerar. Man bygger en robustare samarbetskultur där både människor och verksamhet kan blomstra.
Kommentare